Accueil

L’accueil est un endroit primordial pour votre société qui véhicule votre image marque et laisse une première impression durable a vos visiteurs.

L’accueil est le premier contact que vos clients ont avec votre entreprise. Par-là, un soin tout particulier doit être donné à sa conception, dans le choix de celle-ci, tant pour son look design ou retro que pour son ergonomie, car il demeure un poste de travail à part entière.

Droite, courbe, classique, moderne, comptoir ou avec module pour Personne à Mobilité Réduite, ces paramètres auxquels viennent s’ajouter les matériaux, la configuration la plus adaptée pour l’optimisation du travail… tous ces choix peuvent rendre la tâche difficile car l’enjeu est certain.

Pour cette raison, nous mettons toutes nos compétences à votre service, et apportons notre expertise pour faire en sorte que votre projet se concrétise par une réalisation correspondant à l’image que vous souhaitez transmettre, mais aussi au confort que vous voulez apporter à vos collaborateurs.

Nous vous recommandons de partir sur des gammes proposant les modules pour personnes à mobilité réduite conforme à la nouvelle réglementation PMR de l’accessibilité 2015. Pour vous permettre une meilleure projection dans votre futur accueil d’entreprise, nous avons la possibilité de réaliser une implantation à vos mesures, en projection 3D de qualité photo-réaliste.

En plus d’offrir un espace d’attente confortable et harmonieux, l’espace d’accueil permet au visiteur de lui communiquer d’emblée un message fort sur l’identité de l’entreprise qu’il visite.

Cet espace, dédié à plusieurs activités, est généralement porté par des opérateurs installés à un poste de travail. Ce même poste de travail doit faire office d’une réflexion d’implantation en adéquation avec les activités liées à cet espace et ce dans un même temps de conception.

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NOTRE SAVOIR FAIRE

4 POINTS CLEFS QUI DÉFINISSENT UN ESPACE D’ACCUEIL :

  1. Un accueil d’entreprise, outre la fonction d’accueil et de mise en relation des personnes, dispose d’un poste de travail à part entière.
  2. L’accueil est un espace de services aux visiteurs et aux employés de l’entreprise.
  3. L’accueil véhicule l’image de l’entreprise sur le plan stylistique, mais aussi sur le plan des services proposés aux visiteurs de l’entreprise.
  4. D’autres activités sont réalisées dans l’espace d’accueil : secrétariat, gestion des clefs, des salles et du standard téléphonique.

IMPORTANT : Pour que cet espace puisse être le plus fidèlement représentatif de l’image et des activités de l’entreprise concernée, il doit être co-conçu avec le personnel concerné. Ceci signifie une prise en compte en amont des besoins liés à l’activité de ce personnel.

1 – UN ESPACE ADAPTÉ À L’ACTIVITÉ D’ACCUEIL

L’activité d’accueil est au cœur des entreprises et a pour vocations principales l’accueil des usagers, l’information, le renseignement et la mise en relation à destination de l’ensemble de la communauté de l’entreprise, sur les activités de l’entreprise et des services qu’elle propose à ses visiteurs.

Le passage à l’accueil est un moyen de se préparer à la rencontre avec l’entreprise, de prendre du recul sur l’objet de la visite. Les visiteurs accueillis sont de différents types, consultants, clients, fournisseurs, public, patients, futurs collaborateurs… Les visiteurs de l’entreprise sont généralement dans une situation de travail avec toutes les contraintes que suggère leur état de travail nomade : fatigue des transports, besoins de connexion, nécessité de passer des appels téléphoniques ou de compléter/vérifier un document à transmettre, etc. L’accueil devient alors aussi un espace de service pour ses visiteurs qui peuvent avoir besoin d’imprimer un document, faire appel à un chauffeur, s’isoler l’espace d’un instant pour téléphoner ou se réunir de façon informelle.

La transmission d’informations internes à l’entreprise se fait aussi dans cet espace dans la mesure où l’accueil est informé en permanence des modifications structurelles et organisationnelles de l’entreprise et est en relation avec toutes les assistantes des services de l’entreprise. Il est à noter que cet espace, étant un poste de travail à part entière, peut suggérer l’emploi d’une personne sur un travail pouvant être lié à une autre des activités de l’entreprise ( relire des documents, planifier des rdv, etc.).

Conseils pour concevoir un espace adapté à l’activité d’accueil

L’emplacement : au cœur de l’entreprise

L’espace d’accueil, généralement situé à l’entrée de l’entreprise, doit être suffisamment insonorisé ou à l’écart des salles de réunion, des bureaux, des commodités ou des photocopieuses en raison des problèmes de bruit pouvant être générés, mais également pour des raisons de respect de la confidentialité. Cependant, cet espace fait office d’un paradoxe puisqu’il ne doit pas être pour autant isolé. En effet, le personnel d’accueil a besoin d’avoir connaissance des activités qui se déroulent à proximité et ainsi faire une jonction naturelle entre l’entrée et les espaces qui seront utilisés par le visiteur. La visibilité, notamment sur la porte d’entrée est essentielle.

Un espace adapté à l’accueil et au confort des visiteurs

L’espace doit également être suffisamment vaste pour autoriser la réception d’un nombre important de personnes au même moment (en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise), mais aussi, pour afficher différentes informations  sur les activités de l’entreprise. Il doit parfois permettre la mise à disposition de documents d’information (type plaquette) et la mise en valeur de nouveautés de l’entreprise (présentoir ou exposition de produits /services). Lorsqu’il y a des écrans muraux prévoir du recul pour favoriser la lisibilité des informations.

Parallèlement, des commodités sont nécessaires pour accueillir dans le maximum de confort des visiteurs telles que la possibilité de prendre un verre d’eau à une fontaine, prendre un café et  pouvoir se rafraîchir aux toilettes qui doivent être facilement atteignables.

Un poste de travail pour faciliter la mobilité

La banque d’accueil doit permettre les mouvements du siège et assez d’espace pour permettre de reculer, car le personnel d’accueil est souvent amenée à se déplacer derrière le bureau. De plus, le mobilier doit être de très bonne qualité, car il est généralement extrêmement sollicité.

Matériaux et couleurs

Pour l’agencement de l’accueil, les matériaux doivent limiter les décharges électrostatiques, génératrices de stress, et être choisis en tenant compte des prestations futures d’entretien et de maintenance. Les couleurs très claires, comme le blanc, sont très salissantes, d’autant plus que les espaces d’accueil des entreprises sont des zones où il y a beaucoup de passage .Au bout de quelques années, sans protection, le mobilier se dégrade très vite !

Ambiance thermique

L’ambiance thermique participe aussi au bien-être dans l’agencement de l’accueil, et favorise la communication. Une température de 20 à 24° C l’hiver et de 23 à 26° C l’été doit être respectée. La différence verticale de la température entre les chevilles et l’œil sera de 3° C maximum. L’humidité relative sera idéalement de 60 à 65 % avec un minimum de 40 %.

2 – UN ESPACE ADAPTÉ AUX AUTRES ACTIVITÉS : SECRÉTARIAT, GESTION DES SALLES, ETC.

D’autres activités sont réalisées par le personnel d’accueil. Il semble alors important de les identifier avec le personnel avant de déterminer l’aménagement adapté pour l’espace d’accueil, car cet aménagement aura un impact sur leur activité.

  • Le secrétariat (saisie, « reporting », facturation, gestion d’agenda, commande…)
  • La gestion des clefs du bâtiment et réservation de salles
  • La gestion temporaire ou permanente du standard téléphonique de l’entreprise

Il est essentiel d’échanger avec le personnel d‘accueil et de constituer un groupe de travail pour mettre en évidence ces activités et les moyens qu’elles nécessitent pour co-concevoir l’espace d’accueil adapté. Il doit donc être conçu comme un véritable poste de travail.

3 – CONSEILS POUR CONCEVOIR UN ESPACE ADAPTÉ À L’ENSEMBLE DES ACTIVITÉS D’ACCUEIL

Le plan de travail : conçu en fonction des activités réalisées

Quelles sont les tâches réalisées ? Quels types d’outils, de documents, de périphériques sont actuellement utilisés ?

Un plan de travail doit généralement être assez large et profond pour permettre le travail sur des documents papiers ; un éclairage du plan de travail adapté aux activités réalisées ainsi qu’une accessibilité aux périphériques de l’ordinateur, toujours avec une visibilité sur la porte d’entrée par laquelle arrivent les visiteurs.

En effet, une faible profondeur de la table de bureau peut générer un inconfort en ne laissant pas assez de place pour les jambes des utilisateurs qui ont besoin de bouger et de se détendre au cours de la journée. Il faut penser également à bien isoler les câbles électriques afin d’éviter de les accrocher avec les pieds voir d’abîmer les connectiques.

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